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作業を効率的に進める3つのテクニック

作業を効率的に進める3つのテクニック

■作業を効率的に進める3つのテクニック

こんにちは!
すあんです。今日も模索していきます🙂

今日は仕事にもプライベートにも使える
効率化のテクニック3つをご紹介しますね。

アナタは
会社でお仕事しているときに
「なんか効率よくできてないな…」
と思うことはありませんか?

僕もよくあります。笑

最近、ちょっと効果的かも、と
思ったテクニックがあったので、
紹介しますね。

シングルタスク処理で進める。
タスクは細かく、小さく区切る。
時間を区切る。

ではひとつずつ見ていきましょう!

作業を効率化する3つのテクニック

■作業を効率化する3つのテクニック

仕事を進める時はシングルタスクで!

作業を効率化する3つのテクニック

まずひとつ目。
仕事を進めるときにはシングルタスクがオススメです。

例えば資料を作成しているときに、
ふと返信を待っていたメールが気になって、メールを開く。
気になっていたメールはなかったけど、
別のメールが気になる…。
気がついたら資料が進んでない。

みたいなことってありませんか?

インターネットで調べごとをしていたら
全然違う記事が気になってつい読みふけってしまったり。
下手するとSNSや趣味関係のページを
見てしまったり…。

インターネット広告は
ユーザーに寄せてくるので
誘惑も多いですね。笑

とにかく
「別の作業の途中で何かをする」のは良くない。
人間の脳は基本的にマルチタスクは苦手らしい。

少なくとも僕は苦手。

結局、
シングルタスクの切り替えを
しているだけなんですよね。

メールをチェックして、返信するなら、
“それだけに集中して終わらせる”。
資料を作成するなら、
“それだけに集中して終わらせる”。
とにかく、
“それだけに集中して終わらせる”。

僕はこれをイメージするとき、
バラバラに手を広げるのではなく、
一つ一つを垂直に積み上げて進めるイメージを
意識しています。

タスクは細かく、小さく区切る。

タスクは小分けにする
2つ目は
タスクを細かく、小さく区切る。
重要な案件の資料作成を任された!
重要な社内会議のプレゼンを控えている!
大規模な開発案件の進捗管理をしないといけなくなった!

…書いてるこちらも、
気後れしそうですね。

こういう
“負担が大きいもの”
“対応に時間がかかりそうなもの”
ものの対処はどうするか?

答えは、
「タスクを細かく砕く」
です。

資料作成で言えば、
“資料を用意する”
“いつに何をやるか予定をざっくり立てる”

もっと細かく砕いて、
“資料作成用のソフトを開く”
“白紙で良いから保存だけしておく”
“予定管理用のスケジュールソフトを開く”

くらいまで細かく砕く。

どうでしょうか?
これくらいなら
すぐにやれそうな作業ですよね。

「これくらいなら、すぐにやれそうだな」
のレベルまで砕いてタスクにします。

それの積み重ねで
ゴールにたどり着ける。

「そっちの方が面倒だな…」
と思われるかもしれませんね。

でも、やることが曖昧なまま
「なんとなくすごく大きなタスクがある」
という状態よりも
細かいタスクに切り分けて
一つ一つ片付けて行くほうが
余計なことを考えなくて済むので、
頭と心の負担の軽減になるのでは、と思ってます。

時間を区切るテクニック

ポモドーロ・テクニックポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックという名前を
聞いたことはありますか?

パスタの作り方ではありませんよ。笑
タイムマネジメントの一種です。

時間区切りで作業するテクニックの一種です。
なんで”ポモドーロ・テクニック”という名前かというと、
考案した方が子供のころに使っていた
トマト型のキッチンタイマーが由来だそうです。

今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版] https://www.lifehacker.jp/2014/07/140714pomodoro.html

で、具体的にどうするかというと、
・25分、超集中して作業
・5分休憩
・また25分、超集中して作業
・4回繰り返して合計2時間になったら、30分休憩

これを繰り返すだけです。
カンタンですね。

細かいルールはいろいろあるみたいですが、
重要なのは
「25分、超集中して作業、5分休憩」
サイクルで作業すること。

“超”集中して作業する、もポイントですね。
ただその時間やれば良いわけではないです。

このペースで作業すると
疲れ切る前に休憩が入るので
長時間集中して作業ができるということです。

だらだらと1時間、2時間作業するより、
集中して短時間で作業した方が
作業効率は良いですよね。

■やってみて実際どうだったか?

ぶっちゃけ、
僕は集中力が無い方です。笑

子供のころから
「落ち着きがない」とよく言われました。

なので、
集中して作業する環境を作るのは
とても大切なのです。

PCで仕事をしていると、どうしても
他の業務や調べ物などに気を取られて、
一つの作業に集中できないことがよくあります。

集中して作業したい…集中して作業したい…

あっちもこっちも、と
作業してたら
どれも中途半端なまま一日が終わる。
みたいな。

これでは良くないと思って、
この3つのテクニックを
意識するようになりました。

まだまだ試行錯誤中ではありますが、
とにかく
一つの仕事に対して
細かく区切って、
シングルタスクで、
時間も区切る、
で作業を進めてみたところ、
思ったより捗りました。

特に最近、
これは効果的かも、と思ったのは
シングルタスクですね。

シングルタスクを強く意識して
仕事をしてみたら、
予想していた時間よりも作業が捗った印象があります。

 

ポイントは
シングルタスクを強く意識することです。
他は一切やらない、考えない、
同僚から声かけられても、
「ちょっとまって!」と待ってもらう。

電話も出ない。

印象悪いかもしれませんが、
これはもう仕方ないと割り切りました。

会社の仕事って
ほんと中断されることが
多いですよね。

画像:まとめ

■まとめ:細かい作業に小分けして時間を区切って集中してやる!

というわけで、
作業を効率良く進める3つのテクニックでした。

繰り返しになりますが、
作業を効率よく進めるには

・シングルタスク処理で進める。
・タスクは細かく、小さく区切る。
・時間を区切る。

ところで
ちょっとおもしろかったのが
これらを意識してみると
集中を妨げる要素も見えてくるんですよ。

自分が何に
ジャマされてしまうかがわかれば、
さらに集中できそうですね。

外的要因はなるべく排除しつつ、
自分で努力できるところは
工夫してみる。

毎日の仕事を効率よく進められなくて
困っているアナタ。
お試しあれ😀

ABOUT ME
すあん
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