ビジネス

人に伝えるの苦手…そんなアナタにオススメのPREP法とホールパート法

人に伝えるのが苦手…そんなアナタに。PREP方とホールパート法

こんにちは。
すあんです。
今日も模索していきましょう🙂

アナタは人に物を伝えるときに、
上手く伝えられていますか?

漏れがあったり、
脱線、迷走したりしていませんか?
僕はたまにあります。笑

今日は聞いた話や指示を誰かに説明したりするときに、
役に立つ手法、
PREP法ホールパート法についてお話したいと思います。

■人に話すときの手法「PREP法」と「ホールパート法」

何かを誰かに話したいときに
頭の中でまとまっていないと
抜け漏れ、重複、
話の脱線や迷走してしまうことってありますよね。

わかりやすく人に伝えるのって、
けっこう難しい。

話を上手に、
わかりやすくまとめる方法があるので、
それをご紹介しますね。

PREP法

 

PREP法という名前を
聞いたことありますか?

これは話をするときに

 

P:まずポイントを言う。(Point)
R:その理由を話す。(Reason)
E:例えや、事例を話す。(Example)
P:最後にもう一度ポイントを言う。(Point)

という順序で話す、
ということです。
英語表記の頭文字をとって、
PREP法ってことですね。

では例を見ていきましょう!

例:
「仕事をするときは、
優先順位を付けてやりましょう」
ということについて話すときを例にしてみます。

P:まずポイントを言う。
仕事をするときは優先順位を付けてやりましょう。
R:その理由を話す。
なぜなら、優先順位をつけずになんとなくで進めていると、
一日の時間を上手く使えず、
終わらない業務が出たり、
必要のない業務に無駄に時間を使ったりすることがあるからです。
E:例えや、事例を話す。
例えば、期日までにまだ余裕がある事務仕事があり、
それを先にやってしまう。
しかし、実は明日お客様に提出する資料があって、
夕方までそれが全く手付かずになって残業になってしまった…。
みたいなことってありませんか?
P:最後にもう一度ポイントを言う。
この場合なら先に資料作成をやって、
事務仕事をあとにすれば
残業せず帰宅できたかもしれませんね。
このように仕事に優先順位をつけるのは大切です。

という感じですね。
“話のサンドイッチ構造”ですね。

PREP法

話の流れとして
自然でわかりやすいのではないでしょうか。

これを仮に、
まとめずに思いつきで
話し始めてしまうと、どうなるか。

まず事務の仕事を優先してやっていたのですが、
明日お客様に提出する資料があることを夕方まで
気づいていませんでした。
そのため急いで取り掛かったのですが、
業務時間内に間に合わず、
残業することになってしまいました。
こんなことがあったので、
仕事をするときは
優先順位を付けて取り組むことが重要だと思います。

という風になるでしょう。
これ、上にあるように
文章で読んでいるとまだわかるかもしれませんが、

実際、この話を目の前でされたときは
多分「~残業することになってしまいました。」あたりで
「なんの話をしてるのかな?」と思われてしまいそうです。

結論や要点がが見えない話って
聞いてる側からすると
結構なストレスになることがあります。

なので、
最初に結論や要点を言うPREP法で話すと、
「あ、〇〇の話をするんだな」
という前提で相手は話を聞くことができますし、
こちらもその前提で話をすることができます。

共通認識を持って話ができるわけです。
これはお互いにとってメリットでしょう。

ホールパート法

ホールパート法

これは伝えたいことを話すときに、
複数の要素にわけてその理由や根拠を示す方法です。

これはまず最初に全体を話し、
その後で
その根拠となるポイントを1つずつ説明していく方法です

例えば
読書が好き、ということを
ホールパート法で話してみましょう。

僕は読書が好きです。
理由は3つあります。
1つ目は自分が知らなかった知識を
得ることができるからです。
2つ目は本を読むと集中力を使うので
本の世界に没入することで気分転換になるからです。
3つ目は同じ本が好きだった人が見つかったとき、
話が盛り上がるコミュニケーションツールにもなるからです。

という感じです。

これもなんのまとまりも無く、
話し始めると、

本を読むと、自分が知らなかった知識を
得ることができますし、
読むときに集中力を使うので
本の世界に没入することで気分転換にもなります。
あと、同じ本が好きだった人が見つかったとき、
話が盛り上がるコミュニケーションツールにもなるので、
僕は本を読むのが好きなんです。

と、文章で読んでるとそんなに
違和感ないかもしれませんが、
実際に会話で話をするときは、
聞いている途中で
「この人、何が言いたいのかな・・?」
と思ってしまいそうです。

ホールパート法も
やはり結論が最初に来るので
なんの話をしているのか
最初から
「本が好きで、その理由を伝える、聞く」という
共通認識を持って話ができますよね。

■で、PREP法とホールパート法、実際どう?

僕はこの話の仕方を意識するようになってから
話が迷走しづらくなったように思います。

職場で朝の朝礼やるのですが、
この手法を意識して話すと
あまり迷走しなくなりました。

率直に言って、
僕は人に話すのはヒジョーに苦手です。笑

ほんとになんでこんなに苦手なんだろうってくらい
自分で思ってますが、
おかげさまでちょっと光が見えました。

話すときだけでなく、
話す内容をまとめるときにも
この枠組を頭に浮かべてまとめると、
スムーズにできるようになったのは
思わぬ副産物でした。

■人に伝えるのが苦手意識ある方、PREP法とホールパート法、ぜひお試しください。

というわけで、
伝えるとき、話すときのテクニック、
PREP方とホールパート法でした。

アナタも
朝のスピーチ、お客様への提案、
学校での発表などでも
意識してみると良いかもしれません。

ちなみにですが、
一度や二度やってみて、
「上手くいかないな・・」
と思わず、続けてみてくださいね。

ホントこういうのも筋肉と一緒で、
続けて練習しないと身につかないのです。

僕もまだ修行中なので、
一緒にがんばりましょう。笑

話すことに苦手意識がある方は
このPREP法とホールパート法を意識して話をすることで、
苦手意識が低減できるかもしれませんよ。
ぜひお試しくださいね🙂

ABOUT ME
すあん
<好きなもの> 旅行 映画 読書 アニメ ゲーム マンガ WEB ガジェット コーヒー 複業 猫 学生時代、Flashコンテンツを見て感動。「WEBを仕事にしたい!」 と思ってWEBスクールにて勉強、 制作会社に入社して制作に携わる。 いろいろあって今は制作メインではありませんが、WEB関連の仕事しております。 なんだかんだWEBってやっぱり面白い! すあんのプロフィール
記事下部に追加