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【ビジネス】頭の整理の5W2H。その中でいちばん大事なのってどれかと言うと…

5W1Hをイメージで5W2Hが難しければ4w1hで

こんばんは。
アナタは人から話を聞いた時や文章を読んだ時、
内容がよくわからない時ってありませんか?
その逆に
誰かに話したり、文章で伝えたりする時、
相手に上手く伝わらない時ってありませんか?

僕はたまにあります。笑

今日は、話を聞く時、伝える時の手法、
5W2Hについて。
中でもいちばん大事なのはどれなのか?
についてお話しますね。

■そもそも5W2Hってなんだっけ…?

画像:男性とPC

5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か?
というところからお話しましょう。

それぞれ何を示すか?

  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • Where … どこで
  • Why … なぜ
  • How … どうする
  • How much … どれくらい

の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、
まず話の理解に困ることは無いと思います。

例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、

  • 昔々 … When
  • あるところに … Where
  • おじいさんとおばあさんが … Who
  • 住んでいました。 … What

という感じですね。
これだとあまりピンとこないでしょうから、
実際のビジネスシーンで同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。

アナタはAさん、部下がBさんという状況で
Bさんから報告を受けたとします。

「Cさんが既存のお客さんのD様に対して、Eという商材を先月提案した。
D様から今日連絡があって、急ぎで商品が必要になった、
多めに注文したいが、同じ金額で可能だろうか?
という相談を出先のCさんから受けました。良いでしょうか。」

これを5W2Hで分解してみましょう。

 

Who … 誰が「Cさん」
What … 何を「商品E」
When … いつ「今日」
Where … どこ「Cさんの出先」
Why … なぜ「商品が急ぎで必要になった」
How … どうする「注文したい」
How much … どれくらい「多め」

という感じですね。

こうしてみると、
人の話って改めて分解して文章化みると
結構ややこしいかも知れません。

これ、
伝えるのが苦手な人だと、
余計な情報を入れて
返ってわけがわからなくなったりすることもあります。

例えば、

  • Cさんが先月、提案した内容は○○で、○○ということがあって~
  • 取引先のD様は最近〇〇ということがあって~
  • Bさんは今○○に居て〇〇で戻れなくて~
  • 自社は今○○なので~

など、余計な情報って、
入れようと思えば
どんどんつけられます。

枝葉が増えると、結局何が聞きたいのか
わからなくなります。

5W2Hからは少し脱線しますが、
上の文章も報告として
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。

一点相談です。
Cさんから連絡あり、D様から急ぎの注文の依頼です。
注文内容は先月Cさんが提案した内容を今日、多めに発注できるか、
とのことです。良いでしょうか。

みたいな感じですね。

  • 何の連絡なのか
  • 誰からなのか
  • 内容は何か
  • いつまでか
  • どれくらいか

という風に一つ一つを可能な限り
“切って”話した方が伝わりやすいと思います。

日本語は特に
文章に装飾を付けやすい傾向があるらしいので
特に注意したほうが良いかも知れませんね。

■5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事とするなら?

画像:ポイント

聞くにしても、伝えるにしても、
5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、
だからどれもしっかり押さえようね、
という話ですが…

この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、
というものって何だと思いますか?

どれも大事だ、
といえばそれまでなんですが…

その中で、
あえて序列をつけるとするなら。

僕は「Why」を挙げます。

Why以外の項目は、最初に
「なぜ?何のために?」
が先にあって出てくるものだからです。

画像:5w2h why中心

■”スタート地点”が曖昧だとゴール地点もズレる!

上のビジネスシーンでの報告で言えば、
なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」故の
連絡だったわけです。
この理由が不透明なままだと
判断もズレる可能性があります。

例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。

その依頼の事情も

  • キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
  • 社内の開発部のための試作品が必要なため。
  • 自然災害の救援物資のため。
  • 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。

など、その依頼内容の背景次第で、
対応も変わってくるのでは
無いでしょうか?

これについては、
モノを扱わない無形商材は特にそうですが、
販売商品が物としてある有形商材でも、
どちらにも共通で大事だと僕は思います。

何かあったときは
「なぜ、その依頼が来たのか?」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。

画像:まとめ

■まとめ

というわけで、5W2Hでした。
これも「なるほどね、勉強になった」で終わると
身に付きません。笑。

誰かの話を聞く時、
または誰かに話しをする時。

聞いたまま、思うまま話す前に、一拍置いて、

  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • Where … どこ
  • Why … なぜ
  • How … どうやって
  • How much … どれくらい

この7つを意識すると良いでしょう。

…という話をしましたが、
「7つもいきなり覚えられない!」
と思う方。
よくわかります。笑。

僕もこういうの苦手です。

記事で紹介しておいてなんですが、
今でも意識してないと
つい、思ったまま話してしまうんですよ。

なので、この中でも絞って

  • Why … なぜ
  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • How … どうする

この5つでも良いかなと。

たぶんこの5つだったら、
自分自身が
さすがに気になると思うのですよね。

あと、これを頭に常時浮かぶように
頭の中に枠を用意しておくと良いです。
僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで頭に枠を作っています。

画像:4w1h

いかがでしょう。
まだイメージしやすくないですか?笑

社会人や学生さんでも、
聞く時、話す時の5W2H。
意識すると聞く時の内容の理解や、
話す時にわかりやすく伝える助けに
なると思います🙂

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すあん
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