【ビジネス】頭の整理の5W2H。その中でいちばん大事なのはどれかと言うと…

アナタは人から
話を聞いた時や、文章を読んだ時、
内容がよくわからない時ってありませんか？
または、
誰かに話したり、文章で伝えたりする時、
相手に上手く伝わらない時ってありませんか？

僕はたまにあります。笑

今日は、話を聞く時、伝える時の手法、
5W2Hについて。
そして、中でもいちばん大事なのはどれなのか？
についてお話しますね。

■そもそも5W2Hってなんだっけ…？

5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か？
というところからお話しましょう。

それぞれ何を示すか？

の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、
まず話の理解に困ることは無いと思います。

例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、

という感じです。
whatの扱いがちょっと難しいですが、
「何をしに行くのか」
「なんのためにやるのか」
はWhatにしました。

これだとあまりピンとこないでしょうから、
実際のビジネスシーンで
同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。

アナタはAさん。
上司にBさん、後輩にCさんがいる3人チーム。
取引先はDさんとしましょう。

CさんがDさんから取引依頼を受け、
さらにアナタAさんから上司Bさんに
報告をする。

これを5W2Hで分解してみましょう。

という感じですね。
人の話って改めて分解して文章化みると
結構ややこしい。（^^;）

伝えるのが苦手な人だと、
余計な情報を入れて
さらに訳がわからなくなります。

例えば、

という具合に、補足情報って、
入れようと思えば
どれだけでもつけられます。

枝葉が増えると、
結局何が伝えたいのか
わからない。

上の文章も報告として
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。

みたいな感じですね。
整理しましょう。

• 何の連絡なのか
• 誰からなのか
• 何をしてほしいのか
• いつまでか
• どれくらいか

という風に一つ一つを可能な限り
“区切って”話した方が伝わりやすいと思います。

• 何を伝えたいのか。
• アナタは、何をどうしたいと思っているのか。

を、先にまとめましょう。

「え、当たり前でしょ、ふつう話す前にまとめるんじゃない？」

と思うかもしれません。

でも、
とっさに話し始める時って、
つい状況の説明から話し始めてしまうことって
意外と多いと思いませんか？

・・・僕はやっちゃってること多いです。反省。（^^;）

聞きたい、伝えたいのは、
状況の説明ではなく、
何をどうしたいのか？
理由は？
何を、どこに、どれだけ、いつまでに？
ということ。

日本語は特に
文章に装飾を付けやすい傾向があるので
特に注意したほうが良いかも知れませんね。

■5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事とするなら？

聞くにしても、伝えるにしても、
5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、
だからどれもしっかり押さえようね、
という話ですが…

この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、
というものって何だと思いますか？

その中で、
あえて優先順位をつけるとするなら。

僕は「Why」を挙げます。

Why以外の項目は、最初に
「なぜ？何のために？」
が先にあって出てくるものだからです。

すべてはWhy？から始まる。
WhatもHowもWhenもWhyから。

■”スタート地点”が曖昧だとゴール地点もズレる！

上のビジネスシーンでの報告で言えば、
なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」からの
連絡だったわけです。

この理由が不透明なままだと
判断もズレる可能性があります。

例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。

その依頼の事情、背景も

• キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
• 社内の開発部のための試作品が必要なため。
• 自然災害の救援物資のため。
• 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。

など、その依頼内容の背景次第で、
対応も変わってくるのでは
無いでしょうか？

これについては、
モノを扱わない無形商材は特にそうですが、
販売商品が物としてある有形商材でも、
どちらにも共通で大事なことだと僕は思います。

何かあったときは
「なぜ、その依頼が来たのか？」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。

■まとめ

というわけで、5W2Hでした。
これも
「なるほど、勉強になったね！」
で終わると
身に付きません。笑。

誰かの話を聞く時、
または誰かに話しをする時。

聞いたまま聞く、
思うまま話す前に、
一拍置いて、

この7つを意識してみてください。

…と言ったところで
「7つもいきなり頭で整理できない！」
と思ったアナタ。
よくわかります。笑。

僕もこういうの苦手。

記事で紹介しておいてなんですが、
今でも意識してないと
つい、思ったまま話してしまうんですよ。

で、話しながら
自分で何を話そうとしていたかわからなくなる。
聞いた話が全然整理できてなかったりする。

ついでに主観意見も混じって、
なんだかわからなくなる（^^;）

なので、この中でも絞って

この5つでも良いかなと。

たぶんこの5つだったら、
いくらなんでも
自分自身が気になるはず。

あと、イメージしやすいように、
枠を用意しておくと良いです。

僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで枠組みを作っています。

これなら
まだイメージしやすくないですか？笑

ついでにいうと、
頭の中だけで考えるより、
紙に書き出した方が
気持ちもスーっと
落ち着くはず。

頭に描くにしても、
紙に書き出してまとめるにしても
何か枠があると良いですよね。

社会人や学生さんでも、
聞く時、話す時の5W2H。

意識すると聞く時の内容の理解や、
話す時にわかりやすく伝える助けに
なると思います🙂

この記事が少しでも参考になれば嬉しいです（^^）

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