アナタは人から
話を聞いた時や、文章を読んだ時、
内容がよくわからない時ってありませんか？
または、
誰かに話したり、文章で伝えたりする時、
相手に上手く伝わらない時ってありませんか？
僕はたまにあります。笑
今日は、話を聞く時、伝える時の手法、
5W2Hについて。
そして、中でもいちばん大事なのはどれなのか？
についてお話しますね。
■そもそも5W2Hってなんだっけ…？
5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か？
というところからお話しましょう。
それぞれ何を示すか？
- Who … 誰が
- What … 何を
- When … いつ
- Where … どこで
- Why … なぜ
- How … どうする
- How much … どれくらい
の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、
まず話の理解に困ることは無いと思います。
例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、
- 昔々 … When
- あるところに … Where
- おじいさんとおばあさんが … Who
- 住んでいました。 … What
という感じですね。
これだとあまりピンとこないでしょうから、
実際のビジネスシーンで
同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。
アナタはAさん。
部下がBさんという状況で
Bさんから報告を受けたとします。
D様から今日連絡があって、急ぎで商品が必要になったとのことです。
前回の注文より5個多く注文したいのですが、可能でしょうか？
という相談を出先のCさんから受けました。良いでしょうか。」
これを5W2Hで分解してみましょう。
What … 何を「商品E」
When … いつ「今日」
Where … どこ「Cさんの出先」
Why … なぜ「商品が急ぎで必要になった」
How … どうする「注文したい」
How much … どれくらい「5個多く」
という感じですね。
こうしてみると、
人の話って改めて分解して文章化みると
結構ややこしいですね。（^^;）
これ、
伝えるのが苦手な人だと、
余計な情報を入れて
返ってわけがわからなくなったりすることもあります。
例えば、
- Cさんが先月、提案した内容は○○で、○○ということがあって～
- 取引先のD様は最近〇〇ということがあって～
- Bさんは今○○に居て〇〇で戻れなくて～
- 自社は今○○なので～
など、余計な情報って、
入れようと思えば
どんどんつけられます。
枝葉が増えると、
結局何が聞きたいのか
わからなくなります。
上の文章も報告として
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。
みたいな感じですね。
- 何の連絡なのか
- 誰からなのか
- 何をしてほしいのか
- いつまでか
- どれくらいか
という風に一つ一つを可能な限り
“切って”話した方が伝わりやすいと思います。
日本語は特に
文章に装飾を付けやすい傾向があるらしいので
特に注意したほうが良いかも知れませんね。
■5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事とするなら？
聞くにしても、伝えるにしても、
5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、
だからどれもしっかり押さえようね、
という話ですが…
この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、
というものって何だと思いますか？
その中で、
あえて優先順位をつけるとするなら。
僕は「Why」を挙げます。
Why以外の項目は、最初に
「なぜ？何のために？」
が先にあって出てくるものだからです。
すべてはWhy？から始まる。
WhatもHowもWhenもWhyから。
■”スタート地点”が曖昧だとゴール地点もズレる！
上のビジネスシーンでの報告で言えば、
なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」故の
連絡だったわけです。
この理由が不透明なままだと
判断もズレる可能性があります。
例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。
その依頼の事情、背景も
- キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
- 社内の開発部のための試作品が必要なため。
- 自然災害の救援物資のため。
- 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。
など、その依頼内容の背景次第で、
対応も変わってくるのでは
無いでしょうか？
これについては、
モノを扱わない無形商材は特にそうですが、
販売商品が物としてある有形商材でも、
どちらにも共通で大事なことだと僕は思います。
何かあったときは
「なぜ、その依頼が来たのか？」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。
■まとめ
というわけで、5W2Hでした。
これも
「なるほど、勉強になったね！」
で終わると
身に付きません。笑。
誰かの話を聞く時、
または誰かに話しをする時。
聞いたまま聞く、
思うまま話す前に、
一拍置いて、
- Who … 誰が
- What … 何を
- When … いつ
- Where … どこ
- Why … なぜ
- How … どうやって
- How much … どれくらい
この7つを意識すると良いでしょう。
…という話をしましたが、
「7つもいきなり覚えられない！」
と思う方。
よくわかります。笑。
僕もこういうの苦手です。
記事で紹介しておいてなんですが、
今でも意識してないと
つい、思ったまま話してしまうんですよ。
で、話しながら
自分で何を話そうとしていたかわからなくなる。
聞いた話が全然整理できてなかったりする。
7つはキツイですよね（^^;）
なので、この中でも絞って
- Why … なぜ
- Who … 誰が
- What … 何を
- When … いつ
- How … どうする
この5つでも良いかなと。
たぶんこの5つだったら、
自分自身が
さすがに気になると思うのですよね。
あと、これを頭に常時浮かぶように
頭の中に枠を用意しておくと良いです。
僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで枠組みを作っています。
これなら
まだイメージしやすくないですか？笑
頭に描くにしても、
紙に書き出してまとめるにしても
何か枠があると良いですよね。
社会人や学生さんでも、
聞く時、話す時の5W2H。
意識すると聞く時の内容の理解や、
話す時にわかりやすく伝える助けに
なると思います🙂
この記事が少しでも参考になれば嬉しいです（^^）
