アナタは人から話を聞いた時や、文章を読んだ時、内容がよくわからない時ってありませんか？
または、誰かに話したり、文章で伝えたりする時、相手に上手く伝わらない時ってありませんか？
僕はたまにあります。笑
今日は、話を聞く時、伝える時の手法、5W2Hについて。
そして、中でもいちばん大事なのはどれなのか？
についてお話しますね。
そもそも5W2Hってなんだっけ…？
5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か？
というところからお話しましょう。
それぞれ何を示すか？
- What … 何を
- When … いつ
- Where … どこで
- Why … なぜ
- How … どうする
- How much … どれくらい
の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、まず話の理解に困ることは無いと思います。
例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、
- 昔々 … When
- あるところに … Where
- おじいさんとおばあさんが … Who
- 住んでいました。 … What
- おじいさんは … Who
- 山へ … Where
- 芝刈りに行き … What
- おばあさんは … Who
- 川へ … Where
- 洗濯に行きました … What
という感じです。
whatの扱いがちょっと難しいですが、「何をしに行くのか」
「なんのためにやるのか」
はWhatにしました。
これだとあまりピンとこないでしょうから、実際のビジネスシーンで
同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。
アナタはAさん。
上司にBさん、後輩にCさんがいる3人チーム。
取引先はDさんとしましょう。
CさんがDさんから取引依頼を受け、さらにアナタAさんから上司Bさんに報告をする。
Bさん：
「Cさんが既存のお客さんのD様に対して、Eという商材を先月提案しました。
D様から今日連絡があって、急ぎで商品が必要になったとのことです。
前回の注文より5個多く注文したいのですが、可能でしょうか？
という相談を出先のCさんから受けました。良いでしょうか。」
これを5W2Hで分解してみましょう。
- Who … 誰が「Cさん」
- What … 何を「商品E」
- When … いつ「今日」
- Where … どこ「Cさんの出先」
- Why … なぜ「商品が急ぎで必要になった」
- How … どうする「注文したい」
- How much … どれくらい「5個多く」
という感じですね。
人の話って改めて分解して文章化すると結構ややこしい。。
5W2Hで伝える。本題に関係のない過去の事情や状況説明は入れない。
伝えるのが苦手な人だと、余計な情報を入れてさらに訳がわからなくなります。
例えば、
- Cさんが先月、提案した内容は○○で、○○ということがあって～
- 取引先のD様は最近〇〇ということがあって～
- 自分（Aさん）は今○○に居て〇〇で戻れなくて～
- 自社は今、○○という状況なので～
という具合に、状況説明や過去の事情は入れようと思えばどれだけでも付け加えられます。
本題に無関係な情報は入れない。
枝葉が増えると、結局何が伝えたいのか
わからない。
さっきの例も
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。
一点相談です。
Cさんから連絡あり、D様から急ぎの注文の依頼です。
注文内容は先月Cさんが提案した内容を今日、5点多めに発注できるか、とのことです。良いでしょうか。
みたいな感じですね。
整理しましょう。
- 何が目的の連絡なのか（Why）
- 誰からなのか（Who）
- 何をしてほしいのか（What）
- いつまでか（When）
- どれくらいか（How Mutch）
という風に一つ一つを可能な限り
“区切って”話した方が伝わりやすいと思います。
- 何を伝えたいのか。
- アナタは、何をどうしたいと思っているのか。
を、先にまとめましょう。
「え、当たり前でしょ、ふつう話す前にまとめるんじゃない？」
と思うかもしれません。
でも、とっさに話し始める時って、つい状況の説明から話し始めてしまうことって意外と多いと思いませんか？
・・・僕は多いです。反省せねば。
聞きたい、伝えたいのは、状況の説明ではなく、
何をどうしたいのか？
理由は？
何を、どこに、どれだけ、いつまでに？
ということ。
日本語は特に文章に装飾を付けやすい傾向があるので
特に注意したほうが良いでしょう。
とてもわかり易い
Tweetがありましたのでシェア。
5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事なのは？
聞くにしても、伝えるにしても、5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、だからどれもしっかり押さえようね、という話ですが…
この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、というものって何だと思いますか？
その中で、あえて優先順位をつけるとするなら。
「Why」です。
Why以外の項目は、最初に「なぜ？何のために？」
が先にあって出てくるものだからです。
すべてはWhy？から始まる。
WhatもHowもWhenもWhyから。
だからWhyが重要なのです。
Why（スタート地点）が曖昧だと他の4W2Hが全部がズレる！
上のビジネスシーンでの報告で言えば、なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」からの
連絡だったわけです。
この理由が不透明なままだと判断もズレる可能性があります。
例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。
その依頼の事情、背景も
- キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
- 社内の開発部のための試作品が必要なため。
- 自然災害の救援物資のため。
- 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。
など、その依頼内容の背景次第で、対応も変わってくる。
これについては、モノを扱わない無形商材は特にそう。
販売商品が家電やパソコン、日用品などの有形商材でも、どちらにも共通で大事なことだと僕は思います。
何かあったときは「なぜ、その依頼が来たのか？」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。
頭の中に5w2hの図を置いておくとわかりやすい。
というわけで、5W2Hでした。
これも
「なるほど、勉強になったね！」
で終わると身に付きません。笑。
誰かの話を聞く時、または誰かに話しをする時。
聞いたまま聞く、思うまま話す前に、一拍置いて、
- Who … 誰が
- What … 何を
- When … いつ
- Where … どこ
- Why … なぜ
- How … どうやって
- How much … どれくらい
この7つを意識してみてください。
…と言ったところで
「7つもいきなり頭で整理できない！」
と思ったアナタ。
よくわかります。笑。
僕も一度にたくさんのことは覚えられません。
記事に書いておきながら、僕は今でも意識してないとつい、思ったまま話してしまうんですよ。
で、話しながら自分で何を話そうとしていたかわからなくなる。
ついでに主観意見も混じって、さらにわからなくなる。
なので、5w2hの7つをさらに絞って
- Why … なぜ
- Who … 誰が
- What … 何を
- When … いつ
- How … どうする
ポイントを絞った4W1H。
この5つでも良いかなと。
たぶんこの5つだったら、いくらなんでも
自分自身が気になるはず。
あと、イメージしやすいように、枠を用意しておくと良いです。
僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで図を作っています。
これなら
まだイメージしやすくないですか？
ついでにいうと、頭の中だけで考えるより、紙に書き出した方が理解もしやすいし、
さらに気持ちもスーっと落ち着くはず。
頭に描くにしても、紙に書き出してまとめるにしても
何か枠があると良いですよね。
社会人や学生さんでも、聞く時、話す時の5W2H。
意識すると聞く時の内容の理解や、話す時にわかりやすく伝える助けになると思います🙂
この記事が少しでも参考になれば嬉しいです
おまけ：簡易版5w2h図。ご自由にダウンロードください
なお、上の簡易版5w2hの図をPDFにて用意しました。
図にすると全体像がわかりやすいですよね。
この図を参考にアナタならではの図解を作ってみても良いでしょう。
手書きの枠組みでも全然OK。
要は少なくとも
自分が理解できている、整理できている状態にしたいだけですからね。
5W2Hについて学んだアナタへ。他にもこんな記事はいかがでしょう？
物事を整理したり、人に伝えることって、なかなか練習する機会ってあまりないと思います。
なので僕と同じように苦手意識を持っている人もいるかもしれません。
そんなアナタに参考になりそうな記事を他にも書いているので
興味あればぜひ読んでいってくださいね。
