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【ビジネス】頭の整理の5W2H。その中でいちばん大事なのはどれかと言うと…

5W1Hをイメージで5W2Hが難しければ4w1hで

アナタは人から
話を聞いた時や、文章を読んだ時、
内容がよくわからない時ってありませんか?
または、
誰かに話したり、文章で伝えたりする時、
相手に上手く伝わらない時ってありませんか?

僕はたまにあります。笑

今日は、話を聞く時、伝える時の手法、
5W2Hについて。
そして、中でもいちばん大事なのはどれなのか?
についてお話しますね。

そもそも5W2Hってなんだっけ…?

画像:男性とPC

5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か?
というところからお話しましょう。

それぞれ何を示すか?

  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • Where … どこで
  • Why … なぜ
  • How … どうする
  • How much … どれくらい


の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、
まず話の理解に困ることは無いと思います。

例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、

  • 昔々 … When
  • あるところに … Where
  • おじいさんとおばあさんが … Who
  • 住んでいました。 …
  • ———————-
  • おじいさんは … Who
  • 山へ … Where
  • 芝刈りに行き … What
  • おばあさんは … Who
  • 川へ … Where
  • 洗濯に行きました … What


という感じです。
whatの扱いがちょっと難しいですが、
「何をしに行くのか」
「なんのためにやるのか」

Whatにしました。

これだとあまりピンとこないでしょうから、
実際のビジネスシーンで
同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。

アナタはAさん。
上司にBさん、後輩にCさんがいる3人チーム。
取引先はDさんとしましょう。

CさんがDさんから取引依頼を受け、
さらにアナタAさんから上司Bさんに
報告をする。

Bさん:
「Cさんが既存のお客さんのD様に対して、Eという商材を先月提案しました。
D様から今日連絡があって、急ぎで商品が必要になったとのことです。
前回の注文より5個多く注文したいのですが、可能でしょうか?
という相談を出先のCさんから受けました。良いでしょうか。」

これを5W2Hで分解してみましょう。

Who … 誰が「Cさん」
What … 何を「商品E」
When … いつ「今日」
Where … どこ「Cさんの出先」
Why … なぜ「商品が急ぎで必要になった」
How … どうする「注文したい」
How much … どれくらい「5個多く」


という感じですね。
人の話って改めて分解して文章化すると
結構ややこしい。(^^;)

本題に関係のない過去の事情や状況の説明は含めない。

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伝えるのが苦手な人だと、
余計な情報を入れて
さらに訳がわからなくなります。

例えば、

  • Cさんが先月、提案した内容は○○で、○○ということがあって~
  • 取引先のD様は最近〇〇ということがあって~
  • 自分(Aさん)は今○○に居て〇〇で戻れなくて~
  • 自社は今、○○という状況なので~


という具合に、
状況説明や過去の事情は
入れようと思えば
どれだけでも付け加えられます。

本題に無関係な情報は入れない。

枝葉が増えると、
結局何が伝えたいのか
わからない。

さっきの例も
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。

 
一点相談です。
Cさんから連絡あり、D様から急ぎの注文の依頼です。
注文内容は先月Cさんが提案した内容を今日、5点多めに発注できるか、
とのことです。良いでしょうか。

みたいな感じですね。
整理しましょう。

  • 何の連絡なのか
  • 誰からなのか
  • 何をしてほしいのか
  • いつまでか
  • どれくらいか

という風に一つ一つを可能な限り
“区切って”話した方が伝わりやすいと思います。

  • 何を伝えたいのか。
  • アナタは、何をどうしたいと思っているのか。


を、先にまとめましょう。

「え、当たり前でしょ、ふつう話す前にまとめるんじゃない?」

と思うかもしれません。

でも、
とっさに話し始める時って、
つい状況の説明から話し始めてしまうことって
意外と多いと思いませんか?

・・・僕は多いです。反省せねば(^^;)

聞きたい、伝えたいのは、
状況の説明ではなく、
何をどうしたいのか?
理由は?
何を、どこに、どれだけ、いつまでに

ということ。

日本語は特に
文章に装飾を付けやすい傾向があるので
特に注意したほうが良いでしょう。

とてもわかり易い
Tweetがありましたのでシェア。

5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事とするなら?

画像:ポイント

聞くにしても、伝えるにしても、
5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、
だからどれもしっかり押さえようね、
という話ですが…

この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、
というものって何だと思いますか?

その中で、
あえて優先順位をつけるとするなら。

僕は「Why」を挙げます。

Why以外の項目は、最初に
「なぜ?何のために?」
が先にあって出てくるものだからです。

画像:5w2h why中心

すべてはWhy?から始まる。
WhatもHowもWhenもWhyから。

”スタート地点”が曖昧だとゴール地点もズレる!

上のビジネスシーンでの報告で言えば、
なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」からの
連絡だったわけです。

この理由が不透明なままだと
判断もズレる可能性があります。

例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。

その依頼の事情、背景も

  • キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
  • 社内の開発部のための試作品が必要なため。
  • 自然災害の救援物資のため。
  • 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。

など、その依頼内容の背景次第で、
対応も変わってくるのでは
無いでしょうか?

これについては、
モノを扱わない無形商材は特にそうですが、
販売商品が物としてある有形商材でも、
どちらにも共通で大事なことだと僕は思います。

何かあったときは
「なぜ、その依頼が来たのか?」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。

■まとめ:頭の中に5w2hの図を置いておくと良いかも

画像:まとめ

というわけで、5W2Hでした。
これも
「なるほど、勉強になったね!」
で終わると
身に付きません。笑。

誰かの話を聞く時、
または誰かに話しをする時。

聞いたまま聞く、
思うまま話す前に、
一拍置いて、

  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • Where … どこ
  • Why … なぜ
  • How … どうやって
  • How much … どれくらい


この7つを意識してみてください。

…と言ったところで
「7つもいきなり頭で整理できない!」
と思ったアナタ。
よくわかります。笑。

僕もこういうの苦手。

記事で紹介しておいてなんですが、
今でも意識してないと
つい、思ったまま話してしまうんですよ。

で、話しながら
自分で何を話そうとしていたかわからなくなる。
聞いた話が全然整理できてなかったりする。

ついでに主観意見も混じって、
なんだかわからなくなる(^^;)

なので、この中でも絞って

  • Why … なぜ
  • Who … 誰が
  • What … 何を
  • When … いつ
  • How … どうする


この5つでも良いかなと。

たぶんこの5つだったら、
いくらなんでも
自分自身が気になるはず。

あと、イメージしやすいように、
枠を用意しておくと良いです。

僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで枠組みを作っています。

画像:4w1h

これなら
まだイメージしやすくないですか?笑

ついでにいうと、
頭の中だけで考えるより、
紙に書き出した方が
気持ちもスーっと
落ち着くはず。

頭に描くにしても、
紙に書き出してまとめるにしても
何か枠があると良いですよね。

社会人や学生さんでも、
聞く時、話す時の5W2H。

意識すると聞く時の内容の理解や、
話す時にわかりやすく伝える助けに
なると思います🙂

この記事が少しでも参考になれば嬉しいです(^^)

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