【ビジネス】頭の整理の5W2H。その中でいちばん大事なのってどれかと言うと…

こんばんは。
アナタは人から話を聞いた時や文章を読んだ時、
内容がよくわからない時ってありませんか？
その逆に
誰かに話したり、文章で伝えたりする時、
相手に上手く伝わらない時ってありませんか？

僕はたまにあります。笑

今日は、話を聞く時、伝える時の手法、
5W2Hについて。
中でもいちばん大事なのはどれなのか？
についてお話しますね。

■そもそも5W2Hってなんだっけ…？

5W2Hみなさんもどこかで聞いたことはあると思います。
そもそも5W2Hって何か？
というところからお話しましょう。

それぞれ何を示すか？

の頭文字を取ったものです。
この7つの要素が揃っていれば、
まず話の理解に困ることは無いと思います。

例えば桃太郎の冒頭をこれでまとめれば、

という感じですね。
これだとあまりピンとこないでしょうから、
実際のビジネスシーンで同僚や部下から下記のような話を聞いたとします。

アナタはAさん、部下がBさんという状況で
Bさんから報告を受けたとします。

これを5W2Hで分解してみましょう。

 

という感じですね。

こうしてみると、
人の話って改めて分解して文章化みると
結構ややこしいかも知れません。

これ、
伝えるのが苦手な人だと、
余計な情報を入れて
返ってわけがわからなくなったりすることもあります。

例えば、

など、余計な情報って、
入れようと思えば
どんどんつけられます。

枝葉が増えると、結局何が聞きたいのか
わからなくなります。

5W2Hからは少し脱線しますが、
上の文章も報告として
まとめ直すと、こんな感じでしょうか。

みたいな感じですね。

• 何の連絡なのか
• 誰からなのか
• 内容は何か
• いつまでか
• どれくらいか

という風に一つ一つを可能な限り
“切って”話した方が伝わりやすいと思います。

日本語は特に
文章に装飾を付けやすい傾向があるらしいので
特に注意したほうが良いかも知れませんね。

■5W2Hどれも大事だけど、あえて一番大事とするなら？

聞くにしても、伝えるにしても、
5W2Hで区切るとわかりやすくなるよ、
だからどれもしっかり押さえようね、
という話ですが…

この5W2Hの中で
その中でも、一番大事だ、
というものって何だと思いますか？

どれも大事だ、
といえばそれまでなんですが…

その中で、
あえて序列をつけるとするなら。

僕は「Why」を挙げます。

Why以外の項目は、最初に
「なぜ？何のために？」
が先にあって出てくるものだからです。

■”スタート地点”が曖昧だとゴール地点もズレる！

上のビジネスシーンでの報告で言えば、
なぜの
「D様の商品が急ぎで必要になった」故の
連絡だったわけです。
この理由が不透明なままだと
判断もズレる可能性があります。

例えば今回のような
「急ぎで注文したい。商品が欲しい」
という依頼の場合。

その依頼の事情も

• キャンペーンを急遽打ちたくなったので商品が必要。
• 社内の開発部のための試作品が必要なため。
• 自然災害の救援物資のため。
• 単に担当者が注文を忘れてしまっていた。

など、その依頼内容の背景次第で、
対応も変わってくるのでは
無いでしょうか？

これについては、
モノを扱わない無形商材は特にそうですが、
販売商品が物としてある有形商材でも、
どちらにも共通で大事だと僕は思います。

何かあったときは
「なぜ、その依頼が来たのか？」
についてはアンテナを張っておいたほうが良いでしょう。

■まとめ

というわけで、5W2Hでした。
これも「なるほどね、勉強になった」で終わると
身に付きません。笑。

誰かの話を聞く時、
または誰かに話しをする時。

聞いたまま、思うまま話す前に、一拍置いて、

この7つを意識すると良いでしょう。

…という話をしましたが、
「7つもいきなり覚えられない！」
と思う方。
よくわかります。笑。

僕もこういうの苦手です。

記事で紹介しておいてなんですが、
今でも意識してないと
つい、思ったまま話してしまうんですよ。

なので、この中でも絞って

この5つでも良いかなと。

たぶんこの5つだったら、
自分自身が
さすがに気になると思うのですよね。

あと、これを頭に常時浮かぶように
頭の中に枠を用意しておくと良いです。
僕の場合、表みたいにすると余計わかりづらいので
こんな感じで頭に枠を作っています。

いかがでしょう。
まだイメージしやすくないですか？笑

社会人や学生さんでも、
聞く時、話す時の5W2H。
意識すると聞く時の内容の理解や、
話す時にわかりやすく伝える助けに
なると思います🙂